Tot ce trebuie sa stit inainte de a va decide asupra unui scaner de documente

Alegerea unui scanner de documente pentru birou poate fi dificila deoarece scanner-ul  este una dintre cele mai importante tehnologii pentru orice companie. Transferul documentelor pe hartie in format electronic este principalul obiectiv al digitalizarii, iar fiecare companie care se confrunta cu alegerea unui scaner isi pune o serie de intrebari: Ce model sa aleaga? La ce parametri sa acorde atentie (viteza de scanare, calitatea scanarii)? Care este garantia? etc…

Acest articol descrie caracteristicile carora ar trebui sa le acordati atentie atunci cand alegeti un dispozitiv pentru scanarea documentelor, astfel incat alegerea sa fie cea mai potrivita cerintelor dumneavoastra.

Preturile scanerelor pot varia de la 300 pana la cateva mii de lei. Este o idee buna sa verificati ce tip de scaner va fi cel mai bun pentru dvs. inainte de a-l cumpara. De asemenea, merita sa consultati expertii care consiliaza clientii in acest domeniu zilnic, poate fi o idee buna care sa va ajute sa va faceti o parere despre suma de bani pe care o veti cheltui pe un scanner, cat trebuie sa alocati mai exact.

Iata care sunt caracteristicile de care trebuie sa tineti cont atunci cand alegeti un scaner.

Tip de scaner

Scanerele de  documente pot fi  impartite pentru simplitate in: mobil, acasa si birou. Cu toate acestea, in birou exista cele mai multe documente care trebuie digitizate. Prin urmare, in birouri dispozitivele de scanare trebuie sa fie cele mai eficiente. Putem scana documente pe dispozitive plate precum Fujitsu fi-7240 sau cu ADF (Automatic Document Feeder) precum Fujitsu fi-7160. Un scaner plat este echipat cu o placa de sticla si un capac,o astfel de solutie va permite sa scanati documente care, din cauza starii lor, nu pot fi scanate folosind ADF. Datorita scanerelor plate puteti digitiza documente indiferent de starea lor: documente mototolite, ziare sau reviste maruntite.

Viteza de scanare a documentelor

Aflati cate pagini pe minut poate scana scanerul pe care va ganditi sa il cumparati si cate pagini poate salva in formatul adecvat, cum ar fi pdf. Performanta unui dispozitiv are un impact mare asupra pretului acestuia. Numarul de pagini scanate poate fi, de exemplu, 11 cu un dispozitiv mobil, iar pentru mai multe documente scanate, apelati la solutii de acasa precum ix 1600, care scaneaza cu 40 de pagini pe minut. Documentele scanate la 60 de pagini pe minut sunt un grup de solutii de birou, dar  scanerele rapide sunt intotdeauna o solutie mai scumpa.

Simplex sau duplex?

Duplex –  Deci este scanare pe o singura fata sau scanare fata-verso?  Verificati daca scanerul dvs. are capacitatea de scanare duplex. Intoarcerea manuala a paginilor pentru scanarea fata-verso este monotona si plictisitoare. Scanerele care au scanare duplex automata va accelereaza semnificativ munca si o fac mai confortabila.

Scanare? Imprimare? Fax?

Dispozitiv multifunctional –  Un scaner ar trebui sa aiba toate aceste caracteristici? In multe cazuri, un scanner dedicat este cea mai buna si mai eficienta solutie. Dispozitivele multifunctionale pentru documente nu ofera totusi o calitate si eficienta maxima  si mai presus de toate, lucrul cu ele este destul de complicat. Aplicatia cu care vom gestiona documentele scanate, care este un standard in scanerele dedicate, nu este prezenta aici sau exista o versiune foarte simpla, care nu ne ofera toate posibilitatile precum OCR.

Rezolutie

Cele mai multe scanere, cum ar fi Fujitsu, scaneaza la 600 dpi si pentru documentele obisnuite acest lucru este 100% suficient. Cu toate acestea, aplicatia de scanare va permite sa cresteti rezolutia chiar si la 1200 dpi, in acest fel  fotografiile scanate pot avea deja o calitate acceptabila pentru arhivare si stocare.

Dimensiunea maxima a documentelor scanate

Dimensiunea scanarilor Scanerele Fujitsu pot scana nu numai A4, ci si formate mai mari, de ex. cel mai recent model iX 1600, in ciuda dimensiunilor sale mici, poate scana documente pana la dimensiunea A3. Cu ghidul de scanare inclus, puteti scana chitante, carti de vizita si documente de identitate si le puteti face imediat disponibile pe o unitate cloud, cum ar fi Dropbox.

Aplicatie de scanare si management

Pentru scanerele Fujitsu aplicatia de scanare a documentelor Paperstream Capture este livrata implicit  cu fi-7160. Acest software puternic de operare si gestionare a scanerului reduce semnificativ timpul si simplifica fluxul de lucru. Pur si simplu faceti click  pe butonul pentru a vedea optiunile de scanare sau pe pictograma profilului pentru a incepe scanarea. Alegeti dintre PDF, PDF/A, PDF cu OCR, TIFF, TIFF cu mai multe pagini, JPEG si BMP. Scanarea si catalogarea instantanee a documentelor digitale conform metodei dezvoltate de separare a acestora este unul dintre principalele avantaje ale aplicatiei. Produsul este gratuit la achizitionarea unui dispozitiv Fujitsu.

Noul model de scaner pentru casa si birou mic ix1600, datorita functiei ScanSnap Cloud, permite detectarea automata  si salvarea unuia dintre cele patru tipuri de documente (de exemplu, chitante, facturi) in timp ce scanati in locatii predefinite din cloud. De asemenea, putem folosi aplicatia ScanSnap Cloud pentru a optimiza imaginile – chiar si fara o conexiune la PC, tot ce avem nevoie este accesul la o retea Wi-Fi.

Size and ergonomics

Scanerele Fujitsu sunt compacte, usoare si de inalta calitate – sunt extrem de durabile, așa cum demonstreaza rata lor scazuta de esec. Consumul redus de energie si nivelul scazut de zgomot in timpul procesarii scanarii reprezinta un alt avantaj al acestor dispozitive.

Caracteristici suplimentare

Functii suplimentare de scanare Wi-Fi si retea sunt cateva dintre caracteristicile care contribuie mult la maximizarea productivitatii afacerii. De asemenea, ofera utilizatorului acces instantaneu la documente digitale. Detectarea cutei hartiei si detectarea alimentarii cu mai multe pagini va vor ajuta cu siguranta la eliminarea erorilor, facandu-va munca mai placuta. In timpul scanarii, documentul este, de asemenea, verificat pentru a va asigura ca a fost scanat „direct”.

Garantie

Garantia standard pentru scanerele de documente Fujitsu este de 12 luni. Producatorul satisface asteptarile clientului cu diverse pachete de garantie precum:  service in urmatoarea zi lucratoare sau prelungire garantie  pentru 2, 3 sau chiar 5 ani. Pe timpul reparatiei un client poate primi un dispozitiv de inlocuire si in functie de tipul de garantie selectat avaria  poate fi rezolvata  in termen de 8 ore din momentul raportarii ei.